Όταν σχεδιάζετε μια επαγγελματική εκδήλωση, το πρώτο ερώτημα δεν είναι ποια αίθουσα θα κλείσετε. Είναι τι ακριβώς θα κάνουν οι συμμετέχοντες. Σε ένα συνέδριο το κοινό παρακολουθεί ομιλίες και δικτυώνεται, σε μια ημερίδα εστιάζει σε ένα θέμα, ενώ σε ένα workshop συμμετέχει ενεργά. Αυτή η διαφορά επηρεάζει άμεσα τη διάρκεια, τη διάταξη και τον εξοπλισμό που θα χρειαστείτε.
Η διαφορά με μία ματιά
Οι ονομασίες δεν έχουν πάντα αυστηρά όρια και στην πράξη μια εκδήλωση μπορεί να συνδυάζει στοιχεία από περισσότερες κατηγορίες. Τα παρακάτω μεγέθη είναι ενδεικτικά και βοηθούν στην πρώτη σύγκριση.
| Κριτήριο | Συνέδριο | Ημερίδα | Workshop |
|---|---|---|---|
| Στόχος | Ανταλλαγή γνώσης και δικτύωση σε έναν κλάδο | Εμβάθυνση σε ένα θέμα | Εξάσκηση ή παραγωγή αποτελέσματος |
| Διάρκεια | 1 έως 3 ημέρες ή περισσότερες | 1 ημέρα | Λίγες ώρες έως 2 ημέρες |
| Άτομα | 100 και πάνω | 30 έως 200 | 8 έως 40 |
| Ρόλος κοινού | Ακούει και κάνει networking | Ακούει και συζητά | Δουλεύει σε ομάδες |
| Συνηθισμένη διάταξη | Θεατρική ή αμφιθεατρική | Θεατρική ή εκπαιδευτική | Νησίδες ή U-shape |
| Κρίσιμο στοιχείο | Πολλές αίθουσες και χώρος υποδοχής | Αποτελεσματικός ήχος και ορατότητα | Ευέλικτα έπιπλα και χώρος εργασίας |
Συνέδριο: πολλές αίθουσες και ροή κόσμου
Σε ένα συνέδριο, ο χώρος δεν είναι μία αίθουσα. Χρειάζεστε κεντρική αίθουσα για όλο το κοινό, μικρότερες αίθουσες για παράλληλες ενότητες, χώρο εγγραφής και χώρο για χορηγούς ή διαλείμματα.
Αυτό που συχνά ξεχνιέται είναι η κίνηση του κόσμου. Αν 200 άτομα βγουν στο ίδιο διάλειμμα, η απόσταση ως τον καφέ και τις τουαλέτες επηρεάζει άμεσα το πρόγραμμα. Για πολυήμερα συνέδρια με συμμετέχοντες από άλλες πόλεις, υπολογίστε και τη διαμονή. Τον τύπο αυτόν τον αναλύουμε στον οδηγό για τα συνεδριακά κέντρα στην Αθήνα.
Ημερίδα: ένα θέμα και μία καλή αίθουσα
Σε μια ημερίδα, οι συμμετέχοντες ακολουθούν συνήθως το ίδιο πρόγραμμα σε μία κεντρική αίθουσα. Αυτό που μετρά περισσότερο είναι να βλέπουν και να ακούνε καθαρά, ακόμη και αν κάθονται στις τελευταίες σειρές.
Ελέγξτε αν οι κολόνες κρύβουν την οθόνη και αν υπάρχει συσκότιση. Αν το πρόγραμμα περιλαμβάνει γεύμα, δείτε πού θα σερβιριστεί, γιατί η ίδια αίθουσα δύσκολα αλλάζει διάταξη σε λίγα λεπτά. Ένας δεύτερος χώρος, ακόμη και φουαγιέ, λύνει αυτό το θέμα. Για το πλήρες πλάνο, δείτε τον οδηγό για την οργάνωση εταιρικής ημερίδας.
Workshop: ο χώρος γίνεται εργαλείο
Σε ένα workshop το κοινό δεν μένει συνεχώς καθισμένο. Οι άνθρωποι δουλεύουν σε ομάδες, σηκώνονται, συζητούν και μετακινούνται. Γι’ αυτό, με τον ίδιο αριθμό συμμετεχόντων, χρειάζεστε συνήθως περισσότερο χώρο απ’ ό,τι σε μια θεατρική διάταξη. Μια αίθουσα που δηλώνει 50 θέσεις μπορεί τελικά να εξυπηρετεί αρκετά μικρότερη ομάδα σε εργαστηριακή μορφή.
Εδώ βοηθούν ιδιαίτερα τα ευκίνητα τραπέζια, οι τοίχοι για post-it, τα flip charts, οι πρίζες και το φυσικό φως. Η αμφιθεατρική αίθουσα, όσο καλή και αν είναι, είναι συνήθως λάθος επιλογή, γιατί οι σταθερές θέσεις δυσκολεύουν την εργασία σε ομάδες. Συγκεντρωμένες επιλογές θα βρείτε στους χώρους για workshops στην Αθήνα.
Τι γίνεται με τα υβριδικά σχήματα
Πολλές εταιρικές εκδηλώσεις συνδυάζουν τα παραπάνω, όπως μια ημερίδα με πρωινές ομιλίες και απογευματινά workshops. Τότε αναζητήστε κεντρική αίθουσα μαζί με 2 ή 3 μικρότερους χώρους κοντά. Το ErmisHUB, για παράδειγμα, διαθέτει τέσσερις αίθουσες από 8 έως 50 ατόμων στο ίδιο σημείο.
Αν η εκδήλωσή σας πλησιάζει περισσότερο σε εκπαιδευτική διάλεξη, δείτε και τους χώρους για σεμινάρια. Αν πρόκειται απλώς για συνάντηση λίγων ατόμων, ταιριάζουν καλύτερα οι μικροί χώροι για εταιρικές συναντήσεις.
Τέσσερις ερωτήσεις πριν ζητήσετε προσφορά
- Τι θα κάνουν οι συμμετέχοντες το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας; Για παρακολούθηση ομιλιών δώστε προτεραιότητα στην ορατότητα. Για πρακτική εργασία αναζητήστε χώρο που αλλάζει εύκολα διάταξη.
- Πόσοι θα βρίσκονται ταυτόχρονα στην ίδια αίθουσα; Υπολογίστε τη μέγιστη προσέλευση σε κάθε ενότητα και όχι μόνο το σύνολο των εγγραφών.
- Θα χρειαστεί να αλλάξετε τη διάταξη στη διάρκεια της ημέρας; Μάθετε πόσο χρόνο απαιτεί η αλλαγή και ποιος θα την αναλάβει.
- Ποιος εξοπλισμός είναι πραγματικά αναγκαίος; Ένα workshop με flip charts δεν χρειάζεται απαραίτητα σκηνή και πλήρη μικροφωνική εγκατάσταση.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η διαφορά ημερίδας και συνεδρίου;
Η ημερίδα ολοκληρώνεται μέσα σε μία ημέρα και συνήθως επικεντρώνεται σε ένα θέμα. Ένα συνέδριο καλύπτει συχνά περισσότερες θεματικές, συγκεντρώνει μεγαλύτερο κοινό και μπορεί να έχει παράλληλες ενότητες.
Τι διαφέρει το σεμινάριο από το workshop;
Στο σεμινάριο το βάρος πέφτει συνήθως στην παρουσίαση του εισηγητή και στη συζήτηση. Στο workshop οι συμμετέχοντες δοκιμάζουν κάτι στην πράξη, άρα χρειάζονται χώρο για συνεργασία και μετακινήσεις.
Μπορεί ο ίδιος χώρος να φιλοξενήσει και τα τρία;
Ναι, αρκεί να υπάρχουν διαφορετικές αίθουσες ή δυνατότητα αλλαγής της διάταξης. Πριν κλείσετε, ζητήστε τη χωρητικότητα για κάθε στήσιμο χωριστά: δεν είναι ίδια σε όλες τις περιπτώσεις.
Επόμενο βήμα
Όταν έχετε ξεκαθαρίσει τη μορφή της εκδήλωσης, μπορείτε να αναζητήσετε χώρους στο myvenue με φίλτρα για περιοχή και χωρητικότητα και να ζητήσετε προσφορές από εκείνους που ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας. Για μια ακόμη πιο ολοκληρωμένη εμπειρία, η εξειδικευμένη ομάδα του myvenue μπορεί να σας συμβουλεύσει στην επιλογή του ιδανικού χώρου και να αναλάβει τον πλήρη σχεδιασμό και την υλοποίηση της εκδήλωσής σας, εξασφαλίζοντας άρτιο αποτέλεσμα σε κάθε στάδιο.