Μια εταιρική ημερίδα μπορεί να έχει εξαιρετικούς ομιλητές και παρ’ όλα αυτά να μη λειτουργήσει όπως περιμένατε. Συνήθως η διαφορά βρίσκεται στην προετοιμασία: στον στόχο, στον ρυθμό του προγράμματος και στον χώρο που θα φιλοξενήσει το κοινό. Αν ξεκαθαρίσετε αυτά τα τρία από την αρχή, θα πάρετε πιο εύκολα και τις υπόλοιπες αποφάσεις.
Τι είναι μια εταιρική ημερίδα
Η εταιρική ημερίδα είναι μια οργανωμένη συνάντηση με θεματικό πρόγραμμα, ομιλητές και κοινό, που ολοκληρώνεται μέσα σε μία ημέρα. Απευθύνεται σε εργαζόμενους, πελάτες, συνεργάτες ή στελέχη ενός κλάδου. Συχνά εντάσσεται στις ευρύτερες εταιρικές εκδηλώσεις μιας επιχείρησης, μαζί με παρουσιάσεις προϊόντων ή εκπαιδεύσεις.
1. Ορίστε έναν στόχο που μετριέται
Πριν αρχίσετε να αναζητάτε αίθουσα ή ομιλητές, απαντήστε σε κάτι απλό: τι θέλετε να έχει επιτευχθεί όταν τελειώσει η ημερίδα; Μπορεί ο στόχος να είναι να εκπαιδευτούν 40 συνεργάτες σε μια νέα διαδικασία ή να προκύψουν 15 συναντήσεις με δυνητικούς πελάτες. Από αυτή την απάντηση θα προκύψουν το κοινό, το πρόγραμμα και το ύφος της διοργάνωσης.
Σκεφτείτε επίσης πώς θα διαπιστώσετε ότι ο στόχος επιτεύχθηκε. Μπορείτε να μετρήσετε συμμετοχές, να καταγράψετε τα ραντεβού που προέκυψαν ή να ζητήσετε σύντομη αξιολόγηση από τους παρευρισκόμενους.
Αν δεν είστε σίγουροι για το format, δείτε τις διαφορές συνεδρίου, ημερίδας και workshop.
2. Χρονοδιάγραμμα προετοιμασίας
Για μια ημερίδα μεσαίας κλίμακας, ένα ρεαλιστικό περιθώριο προετοιμασίας είναι 2 έως 4 μήνες. Αν στοχεύετε σε άνοιξη ή φθινόπωρο, ξεκινήστε νωρίτερα: τότε η ζήτηση για επαγγελματικούς χώρους είναι συχνά αυξημένη.
| Πότε | Τι πρέπει να έχει κλείσει |
|---|---|
| 3 έως 4 μήνες πριν | Στόχος, προϋπολογισμός, ημερομηνία, λίστα χώρων |
| 2 έως 3 μήνες πριν | Χώρος, βασικοί ομιλητές, προσχέδιο προγράμματος |
| 6 έως 8 εβδομάδες πριν | Προσκλήσεις, φόρμα συμμετοχής, catering |
| 2 εβδομάδες πριν | Τελικό πρόγραμμα, παρουσιάσεις, έντυπα, τελικός αριθμός ατόμων |
| 1 ημέρα πριν | Στήσιμο, τεχνική δοκιμή, πρόβα ομιλητών |
3. Σχεδιάστε το πρόγραμμα γύρω από την προσοχή του κοινού
Ένα πρόγραμμα με διαδοχικές ομιλίες κουράζει ακόμη και ένα κοινό που ενδιαφέρεται πραγματικά για το θέμα. Εναλλάξτε σύντομες παρουσιάσεις με συζητήσεις, ερωτήσεις και, όπου ταιριάζει, εργασία σε ομάδες. Τοποθετήστε τις σημαντικότερες ενότητες στην αρχή της ημέρας ή αμέσως μετά το γεύμα, όταν οι συμμετέχοντες επιστρέφουν στην αίθουσα.
Για να δείτε πώς μπορούν να μοιραστούν οι ώρες, ακολουθεί ένα ενδεικτικό πρόγραμμα:
- 09:00 Προσέλευση, εγγραφή και καφές
- 09:30 Έναρξη και κεντρική ομιλία
- 10:30 Δύο σύντομες παρουσιάσεις
- 11:15 Διάλειμμα
- 11:45 Panel με ερωτήσεις από το κοινό
- 13:00 Γεύμα και δικτύωση
- 14:15 Παράλληλες ομάδες εργασίας
- 15:45 Συμπεράσματα και επόμενα βήματα
- 16:15 Λήξη
Αφήστε περιθώριο 10 έως 15 λεπτών ανά ενότητα. Οι καθυστερήσεις είναι πιο εύκολες όταν έχετε ήδη υπολογίσει πού θα κερδίσετε τον χρόνο. Αν οι παράλληλες ομάδες είναι το βασικό κομμάτι της ημέρας, δείτε και τους χώρους για workshops στην Αθήνα.
4. Επιλέξτε χώρο με βάση τη διάταξη
Πριν κλείσετε έναν χώρο, ζητήστε να μάθετε πόσους συμμετέχοντες χωρά στη διάταξη που πραγματικά θα χρησιμοποιήσετε. Η μέγιστη χωρητικότητα αναφέρεται συχνά σε θεατρική τοποθέτηση καθισμάτων. Με τραπέζια ή διάταξη U-shape, ο διαθέσιμος αριθμός θέσεων μειώνεται.
Υπάρχουν, επίσης, μερικά πρακτικά ζητήματα που αξίζει να διευκρινίσετε πριν από τη συμφωνία:
- Πρόσβαση: πόσο κοντά βρίσκεται ο χώρος σε μετρό, υπάρχει δυνατότητα στάθμευσης και είναι προσβάσιμος σε άτομα με αναπηρία;
- Ξεχωριστές ζώνες: υπάρχει σημείο για εγγραφές, διαλείμματα ή παράλληλες ομάδες εργασίας;
- Φωτισμός και ήχος: μπορεί να γίνει συσκότιση στις προβολές και εξασφαλίζεται καλή ακουστική;
- Χρονικά όρια: από τι ώρα επιτρέπεται το στήσιμο και πότε πρέπει να έχει ολοκληρωθεί η αποχώρηση;
Για ημερίδες με πολλούς ομιλητές ή μεγάλο κοινό, τα συνεδριακά κέντρα έχουν έτοιμη υποδομή. Για έως 60 άτομα, μια αμφιθεατρική αίθουσα όπως το Συνεδριακό Κέντρο BCO στο Χαλάνδρι εξασφαλίζει ορατότητα από κάθε θέση. Αν θέλετε πιο χαλαρή ατμόσφαιρα, ένας πολυχώρος σαν το Gazarte στο Γκάζι, δίπλα στο μετρό Κεραμεικός, διαθέτει ενιαία αίθουσα με κουρτίνες για προβολές μέσα στην ημέρα.
5. Τεχνικός εξοπλισμός και δοκιμές
Η παρουσίαση μπορεί να είναι εξαιρετική, αλλά ένα μικρόφωνο που δεν λειτουργεί αρκεί για να διακόψει τη ροή. Ζητήστε αναλυτική καταγραφή του εξοπλισμού και ξεκαθαρίστε ποια μέσα περιλαμβάνονται στην προσφορά.
- Προβολέας ή οθόνη κατάλληλη για το μέγεθος της αίθουσας
- Ασύρματα μικρόφωνα, με ένα εφεδρικό
- Laptop παρουσιάσεων και καλώδια σύνδεσης
- Σταθερό internet, με ξεχωριστή σύνδεση για streaming αν υπάρχει
- Τεχνικός στον χώρο καθ’ όλη τη διάρκεια
Αν θα υπάρχουν συμμετέχοντες που θα συνδεθούν εξ αποστάσεως, μη βασιστείτε μόνο στη διαβεβαίωση ότι υπάρχει internet. Κάντε δοκιμή με έναν απομακρυσμένο ομιλητή και έναν συμμετέχοντα πριν από την ημέρα της εκδήλωσης.
6. Catering χωρίς κενά στο πρόγραμμα
Το catering πρέπει να εξυπηρετεί το πρόγραμμα και όχι να το καθυστερεί. Ένας όρθιος μπουφές ή finger food επιτρέπει στο κοινό να κινηθεί και να συζητήσει ευκολότερα. Ένα καθιστό γεύμα, αντίθετα, απαιτεί περισσότερο χρόνο. Ζητήστε κατά την εγγραφή πληροφορίες για αλλεργίες και διατροφικές προτιμήσεις και αποφύγετε να τοποθετήσετε τον σταθμό καφέ ακριβώς στην είσοδο της αίθουσας.
7. Συμμετοχές και επικοινωνία
Σε μια δωρεάν ημερίδα είναι πιθανό να μην εμφανιστούν όλοι όσοι δήλωσαν συμμετοχή. Χρησιμοποιήστε την εμπειρία από προηγούμενες διοργανώσεις για να υπολογίσετε τις ανάγκες του catering. Φροντίστε επίσης να στείλετε υπενθυμίσεις μία εβδομάδα και μία ημέρα πριν, με το πρόγραμμα και σαφείς οδηγίες πρόσβασης.
Την ημέρα της εκδήλωσης, κάθε βασικός τομέας χρειάζεται έναν υπεύθυνο: υποδοχή, ομιλητές, τεχνική υποστήριξη και catering. Έτσι, αν προκύψει κάτι, θα ξέρουν όλοι σε ποιον να απευθυνθούν χωρίς να διακοπεί η ημερίδα.
8. Μετά το event
Η δουλειά δεν τελειώνει όταν αποχωρήσει ο τελευταίος συμμετέχων. Μέσα στις επόμενες 48 ώρες, στείλτε ευχαριστήριο μήνυμα, υλικό παρουσιάσεων, φωτογραφίες και ένα σύντομο ερωτηματολόγιο. Καταγράψτε όσα λειτούργησαν και όσα θα αλλάζατε όσο οι λεπτομέρειες είναι ακόμη νωπές και συγκρίνετέ τα με τον αρχικό στόχο.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο νωρίς πρέπει να κλείσω τον χώρο;
Για μια ημερίδα μεσαίου μεγέθους, ξεκινήστε την αναζήτηση τουλάχιστον 2 με 3 μήνες πριν. Αν η ημερομηνία πέφτει σε περίοδο αιχμής ή θέλετε έναν συγκεκριμένο δημοφιλή χώρο, δώστε μεγαλύτερο περιθώριο.
Τι επηρεάζει περισσότερο το κόστος;
Το τελικό κόστος επηρεάζεται κυρίως από τον αριθμό συμμετεχόντων, το catering, τις ώρες ενοικίασης και τον τεχνικό εξοπλισμό. Ζητήστε να αναφέρονται όλα αναλυτικά, ώστε οι προσφορές να είναι πραγματικά συγκρίσιμες.
Πόσα άτομα χρειάζονται για μια ημερίδα;
Δεν υπάρχει ελάχιστος αριθμός. Μια εταιρική ημερίδα μπορεί να γίνει με 20 άτομα ή με αρκετές εκατοντάδες, αρκεί ο χώρος και το πρόγραμμα να ταιριάζουν στο μέγεθος. Για μικρές ομάδες, δείτε τους μικρούς χώρους για εταιρικές συναντήσεις.
Ξεκινήστε από τον κατάλληλο χώρο
Στο myvenue μπορείτε να συγκρίνετε χώρους ανά περιοχή και χωρητικότητα και να ζητήσετε προσφορά απευθείας. Αν προτιμάτε να αναλάβει κάποιος όλη τη διοργάνωση, δείτε τις υπηρεσίες οργάνωσης event της ομάδας μας.