Η οργάνωση ενός event μπορεί να είναι συναρπαστική εμπειρία, που συνδυάζει δημιουργικότητα, σχεδιασμό και λεπτομερή προετοιμασία αλλά παράλληλα αποτελεί και πρόκληση. Επειδή η εξοικονόμηση χρημάτων, χωρίς εκπτώσεις στην ποιότητα είναι πάντα το ζητούμενο, ακολοθήστε τις συμβουλές των ειδικών για να διοργανώσετε το event των ονείρων σας ενώ ταυτόχρονα εξοικονομείτε χρήματα.
Επωφεληθείτε από το off season
Η φράση «οff season» είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε, για να διοργανώσετε το event σας, εάν θέλετε να διαθέσετε περιορισμένο budget. Με μια εκδήλωση εκτός καλοκαιριού, που είναι η πιο busy περίοδος του χρόνου, σας δίνει την ευκαιρία να απολαύσετε υπέροχους χώρους και υπηρεσίες σε πολύ πιο προσιτές τιμές, χωρίς το άγχος για την έγκαιρη κράτησή τους. Εξάλλου, όταν η ζήτηση για χώρους και υπηρεσίες είναι χαμηλότερη λόγω της χρονικής περιόδου, οι τιμές τείνουν να είναι πιο χαμηλές. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να απολαύσετε προνόμια όπως πιο προσιτές τιμές, αφού οι προμηθευτές θα είναι περισσότερο πρόθυμοι να προσφέρουν εκπτώσεις ή ειδικές προσφορές για να προσελκύσουν πελάτες.
Αν δεν μπορείτε να φανταστείτε την εκδήλωσή σας σε άλλη χρονική στιγμή, επιλέξτε την αρχή ή το τέλος του «off season», όπως τον Μάιο ή στις αρχές του Σεπτεμβρίου. Ακόμα και τότε, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα, επωφελούμενοι από τις καλύτερες προσφορές για χώρους και υπηρεσίες. Μάλιστα, η φράση off-season εφαρμόζεται ακόμα και στις ημέρες της εβδομάδας: Επιλέγοντας να κάνετε τον γάμο σας εκτός Σαββάτου (π.χ. Παρασκευή ή Κυριακή), έχετε αυτομάτως πρόσβαση σε ακόμα καλύτερες προσφορές.
Επενδύστε σε έναν event planner
Μπορεί να φαίνεται αντιφατικό το προσλάβετε έναν event planner, εάν ο στόχος σας είναι η εξοικονόμηση χρημάτων. Ωστόσο, υπάρχουν λόγοι για τους οποίους η επένδυση σε έναν ειδικό είναι πραγματικά value for money, αφού εξασφαλίζει ότι κάθε ευρώ που ξοδεύετε, είναι καλά επενδεδυμένο! Μέσω του επαγγελματικού τους δικτύου, οι event planners μπορούν να σας προσφέρουν καλύτερες προσφορές για χώρους, υπηρεσίες και προμηθευτές, εξοικονομώντας έτσι χρήματα, ενώ διαθέτουν και την απαραίτητη και εμπειρία στη διαπραγμάτευση καλύτερων τιμών. Επίσης, αναλαμβάνουν όλες τις λεπτομέρειες του σχεδιασμού και της διαχείρισης της εκδήλωσης, ελευθερώνοντας εσάς από τον χρόνο και το άγχος που σχετίζεται με την οργάνωση. Τέλος, οι event planners μπορούν να βοηθήσουν στην αποτελεσματική διαχείριση του προϋπολογισμού σας, εντοπίζοντας περιθώρια εξοικονόμησης χρημάτων, αποφεύγοντας αστοχίες και μειώνοντας τον κίνδυνο υπερβολικών δαπανών. Με αυτόν τον τρόπο, η επένδυση σε έναν event planner μπορεί να σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους σας για μια επιτυχημένη εκδήλωση, εξασφαλίζοντας παράλληλα την αποτελεσματική διαχείριση του προϋπολογισμού σας.
Προτιμήστε αντισυμβατικούς χώρους εκδηλώσεων
Η επιλογή αντισυμβατικών χώρων για τη διοργάνωση ενός event μπορεί να αποτελέσει έναν έξυπνο τρόπο για να εξοικονομήσετε χρήματα και να δημιουργήσετε μια μοναδική ατμόσφαιρα για τους καλεσμένους σας. Αντί να επιλέξετε τους πιο δημοφιλείς και δαπανηρούς χώρους όπως κτήματα ή ξενοδοχεία, η αναζήτηση εναλλακτικών χώρων μπορεί να σας εξοικονομήσει ένα σημαντικό ποσό.
Οι αντισυμβατικοί χώροι, όπως ένα οινοποιείο, προσφέρουν έναν μοναδικό χαρακτήρα, ενώ συχνά διαθέτουν ευέλικτους χώρους που μπορούν να προσαρμοστούν στις ανάγκες της εκδήλωσής σας, και προσφέρουν και πιο προσιτές τιμές ενοικίασης σε σύγκριση με τα παραδοσιακά κτήματα ή ξενοδοχεία. Επιπλέον, οι αντισυμβατικοί χώροι συνήθως διαθέτουν τον απαραίτητο εξοπλισμό για την εκδήλωση, όπως μουσική εγκατάσταση, φώτα και προβολείς, εξοικονομώντας έτσι χρόνο και χρήμα στην εύρεση και την ενοικίαση εξοπλισμού.
Εναλλακτικά, ένας βιομηχανικός χώρος, είναι μια ακόμα ενδιαφέρουσα budget-friendly επιλογή για τη διοργάνωση ενός event. Αυτοί οι χώροι, που παλαιότερα χρησιμοποιούνταν για βιομηχανικούς σκοπούς, προσφέρουν έναν μοναδικό αισθητικό χαρακτήρα και μια ατμόσφαιρα που διαφέρει από τους παραδοσιακούς χώρους διοργάνωσης εκδηλώσεων. Συνήθως διαθέτουν μια σειρά από βασικές εγκαταστάσεις, όπως ηλεκτρικό ρεύμα, νερό και τουαλέτες, ωστόσο, οι χαμηλές τιμές ενοικίασης τους καθιστούν ιδιαιτέρως ελκυστικούς, εάν εξυπηρετούν τους σκοπούς της εκδήλωσής σας.
Αξιοποίηση τεχνολογίας
Ένα άλλο χρήσιμο για την εξοικονόμηση χρημάτων κατά τη διοργάνωση ενός event είναι η χρήση ψηφιακών προσκλήσεων αντί για τις παραδοσιακές, που πρέπει να τυπωθούν και να σταλούν με ταχυδρομείο. Επιλέξτε να δημιουργήσετε τις προσκλήσεις σας στον υπολογιστή και να τις στείλετε μέσω email ή μέσω πλατφορμών κοινωνικής δικτύωσης. Επιπλέον, η διαδικτυακή πρόσκληση επιτρέπει εύκολα την προσθήκη περισσότερων πληροφοριών ή ακόμα και τη δυνατότητα επιβεβαίωσης παρουσίας, εξοικονομώντας έτσι χρόνο και χρήματα.
Σε στενό κύκλο
Μια ολοκληρωμένη στρατηγική για τη διαχείριση του προϋπολογισμού σε μια εκδήλωση περιλαμβάνει τον περιορισμό του αριθμού των καλεσμένων ως μια από τις πιο αποτελεσματικές πρακτικές. Αυτή η στρατηγική επιτρέπει τη δημιουργία μιας πιο οικείας και ευχάριστης ατμόσφαιρας, ενώ ταυτόχρονα εξασφαλίζει οικονομία στα έξοδα. Με λιγότερους καλεσμένους, το catering γίνεται πιο οικονομικό και η εκδήλωση γενικότερα απαιτεί λιγότερους πόρους. Αυτό επιτρέπει στους οργανωτές να επικεντρωθούν στην ποιότητα της εμπειρίας των καλεσμένων, προσφέροντας ταυτόχρονα μια προσωπική και προσεγμένη εκδήλωση που θα μείνει αξέχαστη.
Απλά και γευστικά
Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους να εξοικονομήσετε χρήματα κατά τη διοργάνωση ενός event είναι η προσαρμογή του μενού. Αντί να επιλέγετε πολυτελή και ακριβά πιάτα, τα απλά και πιο οικονομικά πιάτα θα σας βοηθήσουν να μειώσετε το κόστος, χωρίς να θυσιάσετε την ποιότητα ή την ευχαρίστηση των καλεσμένων σας. Εστιάστε σε απλές και γευστικές επιλογές που δεν απαιτούν πολλές προετοιμασίες ή ακριβά υλικά. Μερικές ιδέες για οικονομικά πιάτα περιλαμβάνουν: ποικιλία από σαλάτες, πίτες και τάρτες διαφόρων ειδών, finger food και πιάτα με ζυμαρικά.
Με τις παραπάνω συμβουλές για την εξοικονόμηση χρημάτων κατά τη διοργάνωση ενός event, μπορείτε να δημιουργήσετε μια επιτυχημένη εκδήλωση χωρίς να υπερβείτε τον προϋπολογισμό σας. Είναι σημαντικό να έχετε υπόψη σας τις ανάγκες και τις προτεραιότητές σας, καθώς και να είστε δημιουργικοί και ευέλικτοι στις επιλογές σας με τη σωστή προετοιμασία και οργάνωση!